Privacy verklaring Strandhotel Bos en Duin Exploitatie B.V.

 

Wanneer u gebruik maakt van de diensten van Strandhotel Bos en Duin Exploitatie B.V., is het in de meeste gevallen noodzakelijk, dat wij persoonsgegevens van u registreren. Het is ons beleid en ons doel om zeer zorgvuldig en transparant om te gaan met de persoons- gegevens die wij van u krijgen. Door middel van deze privacyverklaring willen wij u laten weten voor welke doeleinden en op welke wijze wij uw persoonsgegevens bewaren en verwerken. Deze privacyverklaring is dan ook toepasselijk op alle persoonsgegevens die wij van u verwerken wanneer u een boeking bij ons maakt, gebruik maakt van onze diensten, onze website bezoekt of wanneer wij contact met u hebben.

 

Wie zijn wij?

Strandhotel Bos en Duin zet zich in om u optimale gastvrijheid en een geweldige vakantie te bezorgen. Onder Strandhotel Bos en Duin wordt verstaan: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Strandhotel Bos en Duin Exploitatie B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Middelburg onder KvK nummer 23067707 en gevestigd aan de Duinweg 82, 4356 GD  in Oostkapelle. Meer informatie over ons kunt u vinden op onze website, www.hotelbosenduin.nl en uiteraard kunt u ook contact met ons opnemen op ons algemene mailadres info@hotelbosenduin.nl. Telefonisch zijn wij voor u bereikbaar op nummer +31 118 583 110.

 

Welke gegevens verzamelen wij van u en waarom?

Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk door ons verwerkt om u optimale gastvrijheid te kunnen bieden binnen ons hotel. Wij bouwen graag een duurzame relatie met u op, zodat wij u ook in de toekomst van dienst kunnen zijn en u wellicht aanbiedingen kunnen doen, die voor u interessant zijn, op basis van de door u in het verleden bij ons betrokken diensten. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij voor u verwerken: 

 

Boekingsgegevens:

Wanneer u een boeking maakt voor één van de door ons aangeboden hotelaccommodaties of zalen, registreren wij standaard de gegevens van u, die noodzakelijk zijn om de betreffende accommodatie aan u ter beschikking te kunnen stellen. Om uw boeking in orde te kunnen maken, registreren wij deze persoonsgegevens van u in ons reserveringssysteem. Boekingsgegevens zijn gegevens over de vakantie of (zakelijke) dienst die u bij ons boekt, bijvoorbeeld het type hotelaccommodatie, aankomstdatum, vertrekdatum, voorkeuren en reisgezelschap.

 

NAW gegevens:

Uw naam, adres en woonplaatsgegevens hebben wij nodig om uw boeking te kunnen registreren in ons reserveringssysteem. Dit geldt ook voor de verplichte registratie in het nachtregister, maar ook om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting voor de aangifte toeristenbelasting en om u een factuur te kunnen versturen. Voor deze gegevens vereist de Nederlandse wetgever een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Wanneer wij bepaalde zaken niet per mail kunnen versturen, doen wij dit per post naar het door u opgegeven adres.

Telefoonnummer en e-mailadres:

De bevestiging van uw boeking ontvangt u op het door u opgegeven e-mailadres. Dat geldt ook voor informatie over ons hotel, onze zakelijke diensten en de directe omgeving. Wanneer wij kort voor uw verblijf nog vragen hebben, dan mailen wij u of we bellen u op.

 

Geboortedatum:

Hotel- en zaalboekingen kunnen uitsluitend worden gemaakt door personen die ouder zijn dan 21 jaar. Door het opgeven van uw geboortedatum kunnen wij controleren of u bevoegd bent om een boeking bij ons te maken.

 

Bankrekeningnummer en creditcard:

De betaling voor uw boeking kunt u voldoen via onze beveiligde betaalomgeving of door een overschrijving. Wanneer u met een creditcard wilt betalen, worden uw gegevens door-gestuurd naar onze financiële instelling die de betaling verwerkt. Wij hebben nooit inzage in uw creditcardgegevens, maar kunnen wel zien of u heeft betaald met een creditcard.

 

Specifieke wensen:

Wanneer u specifieke verblijfswensen of voorkeuren heeft, kunt u deze wensen aan ons doorgeven. Wanneer u deze wensen / voorkeuren tijdig aan ons doorgeeft, zullen wij trachten om daarmee rekening te houden en u hierin proberen tegemoet te komen, voor zover dat binnen ons bedrijf en binnen de grenzen van de redelijkheid in ons vermogen ligt.

 

Marketing, optimalisering dienstverlening, website en gegevens van derden

Nieuwsbrieven:

Nadat u een boeking heeft gemaakt bij Strandhotel Bos en Duin en/of u zich via onze website heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief, kunnen wij uw e-mailadres gebruiken voor het versturen van onze (gepersonaliseerde) nieuwsbrieven en aanbiedingen. Dit doen we alleen, wanneer u ons daarvoor uw toestemming heeft gegeven. Wanneer u geen nieuwsbrief meer van ons wilt ontvangen, kunt zich altijd afmelden via een link in onze nieuwsbrief. Onder gepersonaliseerde nieuwsbrieven worden nieuwsbrieven verstaan, waarin u van ons aanbiedingen ontvangt, die aansluiten bij eerdere door u bij ons geboekte vakanties, zakelijke diensten en bij de door u opgegeven interesses. Uiteraard bent u niet verplicht om uw interesses aan ons door te geven, wanneer wij u daarom vragen. Nieuwsbrieven versturen wij gemiddeld genomen zes keer per jaar.

Gebruik van onze website:

Wanneer u gebruik maakt van onze website, worden door ons algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder de datum en het tijdstip van uw bezoek en de gegevens die uw browser meestuurt. Strandhotel Bos en Duin gebruikt deze informatie voor een normaal beheer van haar website en om de functionaliteiten daarvan te verbeteren. Wij zijn niet geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoeker van onze website. Wij zijn wel geïnteresseerd in informatie die iets zegt over het gebruik van onze website, zoals het aantal bezoekers, welke pagina’s worden het meeste bezocht en wat zijn de drukke uren waarop onze website wordt bezocht.   

 

Google Analytics:

Om inzicht te kunnen krijgen in het gebruik, de functionaliteit en in de statistieken van onze website, maken wij gebruik van de diensten van Google Analytics. De informatie die wij op deze wijze verzamelen, wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd (dus zonder het IP adres van uw computer) en opgeslagen op de servers van Google in de Verenigde Staten. Op de web -site van www.google-analytics.com treft u het door hen gehanteerde privacy beleid aan. Met Google Analytics verzamelt Strandhotel Bos en Duin onder andere de volgende data:

  • Het aantal unieke bezoekers;
  • Hoe vaak gebruikers onze website bezoeken;
  • Welke pagina’s gebruikers van onze website bekijken;
  • Hoe lang bepaalde gebruikers een pagina bekijken;
  • Bij welke pagina’s gebruikers de website weer verlaten.

Google Analytics kan deze informatie aan derden verstrekken, indien Google Analytics daartoe wettelijk verplicht wordt of voor zover derden de informatie namens Google Analytics verwerken. Wij hebben hierop geen invloed. Wij hebben Google Analytics geen toestemming gegeven om de via onze website verkregen analytische informatie te gebruiken voor andere Google diensten dan is afgesproken tussen Strandhotel Bos en Duin en Google Analytics.    

Cookies:

Wanneer u de website van Strandhotel Bos en Duin bezoekt, maken wij gebruik van cookies en andere technologieën. Wij maken geen gebruik van gepersonifieerde cookies, uitsluitend van technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van onze website en voor uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeurs- instellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

 

Gegevens van derden:

Wanneer wij uw gegevens niet rechtstreeks van u zelf ontvangen, maar van een andere partij, bijvoorbeeld wanneer u een boeking bij ons maakt via een reserveringssysteem waarmee wij samenwerken, dan verkrijgen wij uw gegevens via deze samenwerkende partner. Op deze manier kunnen wij uw boeking registreren en afhandelen. Ook vragen en/of wijzigingen met betrekking tot uw boeking of verblijf kunnen door onze samenwerkende partners aan ons worden doorgegeven. Indien dit redelijkerwijs mogelijk is, stellen wij u op

de hoogte van de ontvangst van uw gegevens. Alle informatie die wij van derden ontvangen, kunnen wij combineren met de informatie die door u is verstrekt.   

Met welk doel / op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden voornamelijk verwerkt bij het maken van een boeking. Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Strandhotel Bos en Duin. Wanneer u de door ons gevraagde persoonsgegevens niet aan ons vertrekt, kunt u geen gebruik maken van onze diensten en deze niet bij ons afnemen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het boeken van uw reservering;
  • Het afhandelen van uw betaling;
  • Het verzenden van onze nieuwsbrieven en/of aanbiedingen;
  • Om u te kunnen bellen en/of e-mailen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u;
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Meer in het algemeen, om onze dienstverlening en onze gastvrijheid voor u te kunnen optimaliseren.

Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de wettelijke vereisten zoals die zijn neergelegd in de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Er is dan ook altijd een juridische grondslag aan te wijzen voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

 

Voor de verwerking -waaronder het bewaren- van uw persoonsgegevens in het kader van het verbeteren van onze dienstverlening, marketingactiviteiten en onze contactmomenten met u bestaat een gerechtvaardigd organisatiebelang van Strandhotel Bos en Duin. Hierbij hebben wij een zorgvuldige afweging gemaakt tussen uw belangen en die van onze hotel- organisatie. Het verwerken en daarmee ook het bewaren van een aantal van uw persoons- gegevens is bovendien noodzakelijk om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoonsgegevens te registreren in het nacht- register in verband met uw veiligheid. Wanneer wij meer persoonsgegevens van u nodig mochten hebben, dan vragen wij uw expliciete toestemming daarvoor.

 

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Nachtregister:

Wij zijn verplicht om uw naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum te registreren in het nachtregister. De Gemeente Veere, waar Oostkapelle onder valt, kan ons vragen om de persoonsgegevens uit het nachtregister aan hen te verstrekken.

 

Toeristenbelasting:

In verband met de verplichte aangifte toeristenbelasting verstrekken wij tevens ieder jaar aan de Gemeente Veere uw postcode, woonplaats, geboortedatum, gezinssamenstelling, aankomstdatum en vertrekdatum.

 

IT – leveranciers en andere door ons ingeschakelde dienstverleners 

Voor het beheer van onze ict-systemen en voor het leveren van onze diensten maken wij gebruik van de diensten van derden, zoals IT – leveranciers en computerspecialisten. Ook maken wij verplicht wettelijk gebruik van de diensten van een of meerdere accountants, voor het opstellen van een jaarrekening en voor de controle op onze financiële boekhouding. Wij zien er op toe, dat deze derden, die door ons worden ingeschakeld, op een juist manier

omgaan met uw persoonsgegevens, indien en voor zover zij deze kunnen inzien. Met derden die wij inschakelen en die mogelijk toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten om uw privacy daarmee te versterken.

 

Cookies:

Gegevens die via cookies op onze website worden verzameld, kunnen worden gedeeld met partijen die deze cookies plaatsen.

 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is voor het realiseren van de doelstellingen die zijn opgenomen in deze privacy verklaring, tenzij wij uw uitdrukkelijke en aantoonbare toestemming hebben verkregen om uw gegevens langer te mogen bewaren

(bijvoorbeeld om voor u onze dienstverlening kunnen verbeteren) en tenzij er een wettelijke bepaling is, waardoor wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te bewaren. 

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Strandhotel Bos en Duin neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus. Wij hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoons- gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, zoals onbevoegde kennis- neming van uw persoonsgegevens. Daarbij is rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, zodat we een passend beveiligingsniveau aan u kunnen garanderen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Ons beleid is er op gericht, dat alleen die medewerkers van Strandhotel Bos en Duin toegang hebben tot uw persoonsgegevens, die de toegang ook daadwerkelijk nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden. Met alle medewerkers van Strandhotel Bos en Duin is ter versterking van uw privacy geheim- houding overeengekomen en is een individuele privacyverklaring met hen vastgelegd.

 

Uw rechten: gegevens inzien, aanpassen, beperken of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te beperken of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een ver-zoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u in het bezit hebben, bijvoorbeeld in ons computerbestand, om die gegevens naar u of naar een ander, door u genoemde organisatie of bedrijf, te sturen

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@hotelbosenduin.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (dat is de Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan uw paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel als mogelijk is, maar uiterlijk binnen zes weken.

Klachten

Strandhotel Bos en Duin wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. U kunt ons dit laten weten door ons een e-mailbericht te sturen naar privacy@hotelbosenduin.nl of ons een brief te sturen naar ons adres, Duinweg 82, 4356 GD in Oostkapelle t.a.v. de heer J. van Lieshout. Wij zijn tevens telefonisch bereikbaar op +31 118 583 110. Wij zullen onze uiterste best doen, om uw klacht te verhelpen.

 

U heeft ook het recht, om uw klacht neer te leggen bij de nationale toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt dat doen via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons of via het volgende adres van de Autoriteit Persoonsgegevens:

 

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ  DEN HAAG

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Telefoon: 0900 – 2001 2010

Trefwoord: AVG

 

 

 

Deze Privacy verklaring voor Strandhotel Bos en Duin is opgesteld in juni 2018.